重庆自考在网络环境下考试档案信息服务的优势和电子化管理功能

2021-01-03

一、网络环境下教育考试档案馆信息服务的优势

  1.教育考试档案信息存取主动灵活。在网络环境下,考生用户与档案管理人员之间的关系将发生显著的变化,考生用户对档案管理人员的依赖和两者之间面对面的直接服务会逐渐减少。档案管理人员不再是被动地提供服务,而是主动地将档案信息存储、传递给考生用户。考生用户也可以完全根据自己的情况和需要,灵活地采用音频、视频等方式随时随地获取网上特定的教育考试的档案信息,从而满足自己的需要。2.教育考试档案信息管理高效智能。计算机和网络技术的支持,给教育考试档案信息管理带来极大的方便。它不仅能够解决档案馆馆藏数量不断膨胀带来的种种困难,还能改变档案馆传统的管理模式,促使档案管理从现今的以档案载体管理为主转变为以档案信息管理为主的格局。网络环境下的档案信息管理可以依托网络技术,借助计算机和各种现代化设备,实行网络化管理。教育考试档案网络化管理的实现,使教育考试档案的立卷归档工作都可以在网上进行。这样既能使档案人员从日益繁重的手工劳动中解脱出来,也能够实现教育考试档案的计算机排序、检索、借阅以及登记等智能化管理,教育考试档案馆的工作效率和工作质量必将大大提高。3.教育考试档案信息利用方便快捷。网络环境下建立的计算机档案信息检索系统,将大大提高教育考试档案信息的查全率和查准率,使档案信息资源得到较好的利用。

  二、考籍档案电子化管理功能

  1、日常的管理功能。自学考试考籍管理网络化系统的日常管理功能,主要包括统计、报表生成、查询、打印课程合格证书等。因为这些项目转考、转专业、借考、免考、跨专业合并档案等均有论证性功能。致于统计、报表生成等功能,主要是统计在籍考生的人数、专业分布情况、考生的自然状况和统计各专业毕业生人数及自然状况并生成数据信息统计表,为考试管理部门的正确决策提供准确的数字依据。另外,日常管理中的查询功能。主要是对考生“电子档案”的各项信息随时调阅、查询,特别是在各省考办都使用统一的考籍管理计算机网络化管理系统后,对考籍管理中经常出现的诸如转考、借考及跨地区考试的情况,在办理转籍手续时,只需由转出地向转入地考试部门发送一个E-MAIL即可完成,这便使转籍手续的办理更准确、便捷和及时。

  2、毕业生管理功能。检索、生成各专业毕业生名单,经严格审查后打印并制定毕业证书。其主要功能有:(1)无论是按专业管理还是按课程管理,电子档案系统都能对考生所考的全部课程进行自动检索,反映各科成绩情况,同时自动生成某一专业的毕业生名单。(2)制定毕业证书即考生“头像”档案库中提取考生“相片”及考生身份证号码后,采用统一的带有激光防伪标志的正文空白证书底样,毕业证书即制成。(3)积极研发并运用计算机汉字自动识别系统,以对自学考试毕业生的考籍档案进行审查,尤其是在对“电子档案”中考生试卷的汉字笔迹进行有效识别后,能进一步提高自学考试毕业生审定工作的准确性,减少人为误差。

  3、毕业生信息咨询功能。该功能是指运用现代计算机网络技术,使自学考试管理部门和人才使用部门对自学考试毕业生档案信息资源实现共享。考籍管理中的“电子档案”一经建立,特别是自学考试毕业生档案信息库一经建立,就预示着它将产生重要的使用价值。由于计算机对所存储的每一个信息数据的检索,有着极为完整、准确、快速的功能,所以,它除了可随时为自学考试各管理环节提供所需要的指导性功能外,还可以为社会各行业提供大量有关的自学考试毕业生信息,为他们录用自学考试毕业生提供大量的人才资源。这样,就可极大地扩大考籍档案的使用价值。特别是随着计算机网络技术的日益普及,它作用更加明显。